En tant que freelance, la gestion des finances et des factures peut être une tâche décourageante, surtout lorsque tu es novice dans la gestion d'une entreprise. Heureusement, il existe des outils gratuits pour rationaliser ton processus de facturation sans aucune compétence en codage. Dans cet article, nous allons explorer comment automatiser ton processus de facturation à l'aide de Google Sheets, Google Docs et Make (anciennement connu sous le nom d'Integromat) et fournir des instructions étape par étape.
Principaux enseignements
- Utilise Make (anciennement connu sous le nom d'Integromat) pour connecter plusieurs sources de données et automatiser des tâches sans utiliser de code.
- Utilise Google Sheets pour saisir les données des colonnes vertes et ajouter les données des clients dans la feuille Clients.
- Remplace les variables d'un modèle Google Doc par les données de la feuille Google.
- Télécharge le Google Doc au format PDF et télécharge-le dans un dossier spécifique de Google Drive.
- L'automatisation créée en suivant les étapes de la vidéo copiera le Google Doc en PDF, le renommera et l'enregistrera dans le dossier approprié.
- Télécharge tous les modèles gratuitement en t'inscrivant ici (GRATUIT).
Guide étape par étape pour rationaliser ton processus de facturation
Étape 1 : Créer une feuille Google
Tout d'abord, crée une feuille Google avec les colonnes nécessaires à ton processus de facturation. Marvin Aziz recommande d'utiliser des colonnes vertes pour la saisie des données et des colonnes blanches pour les calculs.
Étape 2 : Ajouter des données sur les clients
Ensuite, ajoute les données de tes clients dans une feuille séparée appelée "Clients". Cette feuille doit comprendre le nom, l'adresse, l'email et d'autres informations pertinentes du client.
Étape 3 : Créer un modèle de document Google
Crée un modèle Google Doc avec l'image de marque de ton entreprise et tous les champs nécessaires pour ta facture. Les variables du modèle doivent correspondre aux colonnes de la feuille Google.
Étape 4 : Connecter Google Sheets à Make
Il est maintenant temps de connecter Google Sheets à Make. Je te recommande de créer un nouveau scénario dans Make et d'utiliser le module "Google Sheets" pour établir la connexion.
Étape 5 : Configurer les variables dans Make
Une fois que tu as connecté Google Sheets à Make, configure des variables dans Make pour remplacer les variables de ton modèle Google Doc.
Étape 6 : Télécharger le document Google au format PDF
Utilise le module "Google Docs" dans Make pour télécharger le Google Doc au format PDF.
Étape 7 : télécharger le PDF sur Google Drive
Enfin, utilise le module "Google Drive" de Make pour télécharger le PDF dans un dossier spécifique de Google Drive.
FAQ
Question : L'utilisation de Make est-elle gratuite ?
Réponse: Make propose un palier gratuit qui permet d'effectuer jusqu'à 1 000 opérations par mois. Cependant, tu peux passer à des paliers plus importants lorsque ton cas d'utilisation évolue.
Question : Est-ce que je peux utiliser ton modèle de facturation gratuitement ?
Answer: Bien sûr ! Vas-y et télécharge les modèles gratuitement ici.
Question : Dois-je savoir coder pour utiliser Make ?
Answer: Non, Make est une solution sans code qui permet aux utilisateurs d'automatiser des tâches sans écrire de code.
Question: Dois-je avoir un compte Google Drive pour utiliser Google Sheets et Google Docs ?
Answer: Oui, Google Sheets et Google Docs font partie de la suite d'applications Google Drive, et les utilisateurs ont besoin d'un compte Google Drive gratuit pour y accéder.
Conclusion
En tant que freelance, la gestion des finances et des factures peut être un défi, mais en utilisant des outils gratuits comme Google Sheets, Google Docs et Make, tu peux rationaliser ton processus de facturation et gagner du temps. Avec l'aide du tutoriel vidéo, tu peux automatiser ton processus de facturation sans écrire de code. En suivant les instructions étape par étape, tu pourras mettre en place un système de facturation qui fonctionne pour toi et te concentrer sur le développement de ton entreprise.
Si tu veux voir d'autres vidéos sur l'automatisation, consulte cet article:Comment automatiser ton CMS Webflow.
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